包含比爾・蓋茲在內的頂尖企業家，都知道「管好自己的行事曆」是創造高效生產力的關鍵。透過本文，向5位企業家學習他們靈活的行事曆管理術！
讀完這篇文章，你可以學到什麼？
- 專注與隔離：在無干擾的深入思考，留給自己產出好決策的時間。
- 有意識的休息：設置緩衝來防止過度疲勞，維持長期生產力。
- 視覺化所有行程：以顏色區分每一個會議的屬性，平衡分配時間。
微軟創辦人比爾・蓋茲近期在其社群平台上轉貼了一篇來自《The Atlantic》的文章：如何變得不忙碌、更快樂？（How to Be Less Busy and More Happy），而蓋茲也在貼文中寫下：「我花了太長時間才明白，成功並不是要把每一秒的行程都排得滿滿的。」
攤開你的行事曆，上面也是充斥著滿滿的行程嗎？這篇文章作者亞瑟・布魯克斯（Arthur Brooks）引述皮尤研究中心（Pew Research Center）的調查，有60%的人有時會覺得太忙而無法享受生活，但矛盾的是，「忙碌」經常和「高績效」畫上等號，導致很多時候工作者只是瞎忙又不快樂。
布魯克斯提到，人們之所以會追逐忙碌的另一個原因，是在無聊時我們的大腦容易胡思亂想、或進行徒勞無功的思考，這都會促使我們想找點事做。
那麼，究竟理想、平衡的行事曆管理方式應該長什麼模樣？每個人適合的方法都不同，以下整理5位頂尖企業家的習慣，幫助你找出最合乎自身需求的風格。
比爾・蓋茲：騰出不受干擾的思考週
《Business Insider》寫道，蓋茲還在微軟時，可說是以一絲不苟的行事曆安排而聞名。他將自己的一天劃分得相當精確，甚至到達分鐘等級，甚至曾經認為睡眠是「懶惰的」象徵，並與同事們競爭看誰能休息得最少。
不過，當時蓋茲卻有個有趣的習慣：為自己安排每年兩次的「思考週」。《CNBC》指出，這段期間他會隔絕外界的一切聯繫方式，帶著報紙、書籍或微軟員工提出的新想法或新技術，深入思考未來策略。這麼做可以斷開其他連結，為自己創造專注的空間，才有辦法思考更遠或更高層次的議題。
股神華倫・巴菲特：空白日曆
蓋茲曾經公開說過：「如果我多看一眼巴菲特故意留白、輕鬆的日曆，應該可以更早學到這個（行事曆過滿）的教訓。」
在一次兩人的對談當中，蓋茲說巴菲特的行事曆上有好幾天都是留白的，這讓巴菲特更有辦法掌握自己的時間，對他而言，時間是最被低估的日常投資之一。
巴菲特指出，「我可以買任何我想要的東西，但我買不到時間，」必須確保每分每秒都花在有價值的事物上，並保持一定的靈活度，而非被迫投入在各種瑣碎事務當中。
Linkedin執行長傑夫・韋納：用緩衝區提升決策品質
談到在行事曆中留白，韋納（Jeff Weiner）也是此方法的信仰者。在他的每天日程當中，都可以看到幾個30～90分鐘不等的灰色區塊被保留起來，上面沒有任何會議或事項，他稱呼這是一種緩衝區（buffers）。
韋納提到，尤其身為高階經理人的日常就是在一個又一個的會議之間移動，但其實更重要的任務，是「為公司尋找或辨別真正重要的機會」，所以為自己保留喘口氣的時間相當重要。
另外，當管理團隊規模漸趨龐大，更要規範自身不能每件事都得親力親為，而是要協助部屬未來能夠自行做出正確決定。建置緩衝區的好處之一就是能避免到處下指導棋。
Shopify創辦人托比亞斯・呂特克：用顏色平衡不同任務
如果困擾工作者的行事曆難題，是不曉得自己在忙什麼，那呂特克（Tobias Lütke）的做法就極具參考價值：用顏色分類工作項目。
舉例來說，產品相關任務會是紅色、投資者與董事會為藍綠色。呂特克說明，「我尋求的是一個平衡的一周；理想情況下，我希望至少有30%的時間投入到產品上，然後剩於時間分配到招聘、宏觀項目和一對一面談中，」以顏色標記，他可以快速地檢視行事曆是否平均分散在各項重點。如果過於集中在任何一方，也能馬上調整。
推特（Ｘ）與Square創辦人傑克・多西：訂定主題日
多西（Jack Dorsey）過去同時經營推特和Square兩間公司時，就引起大眾好奇，要如何能分身兼顧兩者。《CNNMoney》提及他會為每一天訂定主題，例如星期一是管理和公司經營相關、週二則會聚焦於產品開發等等，就連周末都會設定休息和反省。
每天專注在特定的面向，即便是兩間不同產品線的公司，也能夠快速轉換；同時也替團隊建立起工作節奏，知道哪一天執行長會來檢視進度，並以此安排時間。
不論你想嘗試以上哪一種時間管理法，至少有一件事是確定的：若學不會對無效的會議或任務說不，任何一種留白都永遠無法成真。
文／Y Chen
出處 Cheers
https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5103306
